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Herramientas para mejorar la comunicación interna de una empresa, sistemas ERP como base del flujo de información

Imagen tomada de: https://www.pexels.com

Herramientas para mejorar la comunicación interna de una empresa, sistemas ERP como base del flujo de información

 

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

 

Como primera instancia la empresa y sus administradores deben decidir qué necesitan para mejorar la comunicación de la empresa, esto se puede determinar en estudios especializados, pero en ocasiones se puede ver de manera tan evidente que la decisión de toma sin necesidad de esto, simplemente observando cosas como:

  • Vender productos que no están en stock.
  • Conflictos constantes u ocasionales entre áreas de la empresa.
  • Pérdida de información comercial a la hora de realizar informes
  • y en general cualquier problema que pueda ser solucionado con mejorar la estructura organizacional del negocio.

Al ver estas debilidades, los administrativos de la organización deben generar un plan o estrategia con el fin de obtener mejorar y realizar control a estas, deben informarse y apoyarse en estrategias organizaciones orgánicas tan básicas como la comunicación personal, la flexibilidad, aumento de productividad y resolución de problemas; además, generar la implementación de las nuevas tecnologías de comunicación que faciliten aún más el trabajo estratégico. 

 

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

 

Los manuales de procedimientos para empresas, son documentos que describen los pasos de las actividades más importantes para el funcionamiento de la organización, aspectos críticos, reglas, políticas y hasta la asignación de responsabilidades. las ventajas que un manual de procedimiento ofrece para la comunicación interna se ven plasmadas cuando este se hace llegar de manera efectiva a todas las personas dentro de la empresa, el conocimiento de este manual evitará conflictos internos e impulsará la resolución de conflictos de manera inmediata. También, si este es explicado al personal desde su primer día de trabajo se conocerán los canales de comunicación evitando confusiones que se podrían ver reflejados en pérdidas.

 

CANALES DE COMUNICACIÓN

 

Cuando nos referimos a los canales de comunicación interna en una empresa, nos referimos a la infraestructura, mecanismos y estrategias que tienen como fin la conectividad del flujo de datos e información en la organización. Los canales de comunicación son tan importantes como la información misma y por tanto debe tratarse con relevancia en las estrategias comunicativas, las organizaciones dependiendo de su manera de trabajo y estructura podrían determinar mecanismos de comunicación tales como:

  • Notificaciones push

Son notificaciones que necesitan  ser aprobadas para ser recibidas, esto permite que se conozca el estado del mensaje en todo momento evitando conflictos de información.

  • Llamadas

Las llamadas son forma más directa de coordinar una operación, tienen la carencia de no dejar un registro escrito de estas actividades.

  • Intranet

la red particular de cada empresa puede gestionar de manera directa y por varios operadores mediante un sistema ERP cualquier actividad que se necesite dentro de la organización de manera ágil y eficiente.

  • Ayudas tecnológicas

Las cuales pueden ser: redes sociales, grupos de whatsapp, videollamadas, reuniones virtuales, blogs entre otros. es importante aprovechar cada oportunidad que da la tecnología para la integración uniforme de la información.

 

SISTEMAS ERP

 

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) Son programas o aplicaciones para la gestión de las actividades logísticas, administrativas, contables y financieras dentro de una empresa, estas permiten la integración de toda la información al interior de la organización, además de la comunicación interna de la misma; son básicas para la planificación estratégica al albergar los datos e información relevante para la toma de decisiones y también parte fundamental de la interacción entre el personal, los administrativos y la logística de un negocio.

Beneficios de un sistema ERP para tu empresa

La digitalización de procesos administrativos mejoran por completo la eficiencia y eficacia de los mismos, la optimización de la logística empresarial debe ser un proceso constante que puede llegar a generar ganancias económicas para la empresa y un financiamiento en el mercado competitivo, Algunos de los beneficios que podemos encontrar al usar un sistema ERP son:

  • la seguridad de la información sensible de la empresa es crucial, un sistema ERP personalizado ofrece una comunicación interna segura y completamente adaptada a los requerimientos de  la organización.
  • Los sistemas de gestión ERP son adaptables al crecimiento de la empresa, la escalabilidad de los procesos  que se pueden gestionar asegura que se genere un constante crecimiento y sin interrupciones de la comunicación interna.
  • El sistema puede por si solo encargarse de tareas y así eliminar el error humano en procesos como facturación o manejo de inventarios entre otros.
  • se puede trazar estadísticamente las acciones tomadas de manera automática, esto con el fin de tener los datos siempre a la mano de manera que ayude a la gestión administrativa en la toma de decisiones inmediatas. 

En conclusión un sistema ERP es la forma organizada de manejar tus datos y operaciones logísticas de forma segura y fácil, estos sistemas son inversiones fácilmente recuperables, ya que van encaminados a mejorar los resultados, minimizando perdidas y ofreciendo la información necesaria para encontrar fallas o procesos improductivos 

Si deseas conocer más sobre esta clase de sistemas o ERP y cómo te pueden ayudar en el 2022 a mejorar tu rentabilidad, te animamos a dar clic aquí y conocer todo lo que estas herramientas pueden hacer por la gestión de tu empresa.

 

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