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En ALICE Solutions te ofrecemos descuentos especiales para poner en marcha tu proceso de Digitalización De Documentos
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- Digitalización de Documentos
La gran cantidad de documentación escrita de tu empresa podría resultar convirtiéndose en un retraso en los procesos de logística y optimización de recursos, por ello la conversión de documentación física a digital debería ser una prioridad para tu negocio.
Entre los problemas causados por la falta de organización documental podemos encontrar:
Pérdida de recursos económicos
Debido a la no optimización de tiempos y espacios útiles dentro de la empresa.
Desconfianza sobre la información
La documentación no digitalizada es fácil de perder o susceptible a errores humanos al momento de su búsqueda.
Agotamiento del personal
Las jornadas de trabajo podrían alargarse por la falta de orden en la documentación física de la organización
Imposibilita el análisis rápido de los datos
Al no estar sujeta la información a una base de datos digital, las labores estadísticas y de análisis se realizarán a un ritmo lento.
Conociendo los principales problemas que tu empresa puede enfrentar al no implementar una estrategia de digitalización de documentos.
A continuacion te explicamos qué es y cómo realizamos este proceso.
¿Qué Es La Digitalización De Documentos?
La digitalización de documentos se refiere a la utilización de herramientas tecnológicas con el fin de convertir la información física acumulada en información digital ordenada y de fácil manipulación por sistemas de cómputo.
¿Cómo Realizamos La Digitalización De Datos?
Antes de comenzar cualquier etapa de la digitalización de datos, es primordial el acercamiento al cliente con el fin de conocer su sistema de trabajo y así poder diseñar a medida el procedimiento de digitalización que este necesita.
La digitalización de información física consta de las siguientes etapas:
�?� Identificación y clasificación: en la cual se selecciona por parte de la empresa el material a digitalizar.
�?� Transporte: Se lleva hasta las instalaciones de ALICESOLUTIONS toda la documentación.
�?� Preparación: en esta etapa se preparan los documentos de manera física, eliminando defectos que podrían interrumpir la digitalización
�?� Digitalización y reconocimiento: aquí se usa un escáner con las especificaciones requeridas por la normativa con el fin de cumplir con las normas de digitalización
�?� Control de calidad: etapa en la cual se comprueba que el material indexado sea el mismo al material físico sin errores.
�?� Entrega: se realiza la entrega del material físico y digital en el formato requerido.
�?� Control de procesos: se asegura que los programas y/o aplicaciones que usen los datos funcionen de manera correcta a futuro.
�?� Soporte y actualización: aquí respondemos a cualquier necesidad o imprevisto del cliente y mantenemos actualizada su base de datos conforme sea necesario.
Los detalles son muy importantes a la hora de optimizar los procesos de tu empresa, ya que estos son el principal diferenciador de tu competencia, ofreciendo ventajas de increíble alto como te mostraremos a continuación.
Las Ventajas Que ALICESOLUTIONS Ofrece Al Digitalizar Tus Documentos
Dependiendo de las necesidades de tu empresa las ventajas podrían ser muchas y muy relevantes como, por ejemplo:
En definitiva, la digitalización de información posicionará a tu empresa con ventajas competitivas relativas a la eficiencia y eficacia no solo de tus procesos administrativos, sino también operativos y comerciales, las ventajas económicas obtenidas por este proceso de digitalización dependen de cada empresa, aun así, esta nunca representará una pérdida cómo lo puede llegar a ser la no modernización de los procesos de papelería y documentación dentro de la organización.
Si tienes alguna pregunta sobre lo importante que es la digitalización de documentos para tu empresa en particular, te animamos a comunicarte con nosotros y ser parte de la comunidad de ALICESOLUTIONS.
Dinos lo que necesitas y haremos un presupuesto a tu medida
Otros sistemas que se pueden tener en cuenta a la hora de empezar tu proceso de digitalización
