Ventajas de digitalizar tus documentos
La digitalización de documentos consiste en la utilización de herramientas tecnológicas, con el fin de convertir documentación o papelería que en muchos casos fue acumulada durante una buena cantidad de tiempo, en archivos digitales fácilmente manipulables por plataformas o programas, esto con el fin de obtener ventajas que mejoren la eficiencia y eficacia de procesos logístico-administrativos.
A continuación te mostraremos algunas de las ventajas más importantes que puede ofrecer la digitalización de datos a tu negocio y por qué si piensas en aplicar este proceso en tu empresa en 2022 debes hacerlo.
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Ventajas logísticas
Ahorro de tiempo
La digitalización e indexación de los documentos, facilita la labor de búsqueda por grupos o características específicas, lo cual reduciría los tiempos en los que se encuentran los datos a comparación de realizar estas búsquedas de manera manual en un archivo físico. Esto acompañado de un sistema E.R.P. que permita la integración y unificación de la información transversal a toda la empresa podría dar respuesta a los problemas de eficiencia y ejecución de procesos que puedas llegar a tener debido a papelería acumulada.Ahorro de espacio
Los espacios con papelería acumulada por años era habituales hace no mucho tiempo, hoy en día la pérdida de espacio dentro de una empresa se puede catalogar como un problema de logística y organización, los espacios dentro de las empresas deben ser aprovechados de manera útil en pos de la eficiencia de la empresa, por lo tanto los sectores muertos que no producen y solo acumulan generan pérdidas que se suman en el tiempo. la digitalización de datos transfiere toda esta información al mundo digital utilizando espacios casi intangibles para la acumulación de data, además de la posibilidad de tener copias de respaldo impidiendo la pérdida de los documentos, lo cual permite a la entidad aprovechar los espacios y darles rentabilidad.
Ventajas administrativas
Las decisiones administrativas al interior de las organizaciones deben ir respaldadas por información histórica que proteja los cambios o la dirección que se le quiere dar a la empresa, para ello los datos o documentos que la poseen deben estar no solamente a disposición inmediata sino también de forma organizada, rápida e interactiva, con el fin de encontrar informes contables por ejemplo de uno, dos o tres meses con un solo clic y sin tener que realizar el trabajo varias veces.
Ventajas económicas
Las ventajas anteriormente descritas y algunas más que son específicas para cada negocio como lo podría ser el manejo de inventarios o estadísticas de control de calidad, derivan en el ahorro de dinero por mejoras en procesos, aprovechamiento de espacio, eficiencia de recursos y eficacia en procesos de decisiones administrativas; ahorrando dinero que mejorará el balance mensual de cualquier empresa que lo use de la manera adecuada.
